2 -  İletiler, Kişisel Klasörler dosyası (.pst)(Kişisel Klasörler dosyası (.pst): İletilerinizi ve diğer öğelerinizi bilgisayarınızda depolayan veri dosyası. Bir .pst dosyasını e-posta iletileriniz için varsayılan teslim yeriniz olarak atayabilirsiniz. Öğeleri güvenli bir biçimde korumak üzere yedeklemek ve düzenlemek için bir .pst dosyası kullanabilirsiniz.)adlı yerel bir veri dosyasına yüklenir. İletilerinizi okuyabilmeniz ve silebilmeniz için Outlook yerel .pst dosyasına bağlanır.

3 -  İletilerin kopyaları karşıdan yüklenir ve e-posta sunucusundaki iletilerle eşitlenir. Microsoft Exchange Server hesapları bu işlevselliği sağlamak için yerel bir Çevrimdışı Klasör dosyası (.ost) (Çevrimdışı Klasör dosyası: Sabit diskiniz üzerinde, çevrimdışı klasörleri içeren dosya. Çevrimdışı klasör dosyası .ost uzantısına sahiptir. Onu Outlook'u kurduğunuzda veya bir klasörü ilk defa çevrimdışı olarak kullanılabilir hale getirdiğinizde otomatik olarak oluşturabilirsiniz ) oluştururlar. Bu dosya, e-posta sunucusuyla bağlantı kuramadığınızda veya kurmak istemediğinizde çevrimdışı çalışmak için kullanılır. Bu dosya Outlook 2003'teki Önbelleğe Alınmış Exchange Modu özelliği tarafından da kullanılır.

E-posta hesabı türleri, e-posta iletilerinin kaydedilmesi ve e-posta sunucusuyla eşitlenmesi açısından birbirinden farklıdır. Örneğin, varsayılan olarak POP3 e-posta hesaplarında e-posta iletileri Outlook'a karşıdan yüklendikten sonra e-posta sunucusundan silinir. Exchange Server e-posta hesabı gibi diğer e-posta hesaplarında, varsayılan olarak tüm e-posta iletileri e-posta sunucusuna kaydedilir. Exchange Server e-posta hesaplarını, e-posta iletilerinin kopyalarını bilgisayarınızda tutacak şekilde yapılandırabilir, böylece Exchange Server'a bağlanmadığınızda da e-posta iletilerini okuyabilirsiniz. Farklı e-posta hesaplarının e-posta iletilerini nasıl işlediğiyle ilgili bilgi için, aşağıdakilere bakın:

POP3 e-posta hesapları

 

E-posta iletilerini POP3 (POP geçidi: Internet e-posta sunucusundan e-posta iletileri almak için kullanılan genel protokol) e-posta hesabından aldığınızda, iletiler bilgisayarınıza karşıdan yüklendikten sonra varsayılan olarak e-posta sunucusundan silinir. Birçok kişi için bu iyi bir uygulamadır.

Öte yandan, e-postanızı birden çok bilgisayardan denetleyebilmek isterseniz, Outlook'u e-posta sunucunuzdaki iletileri silmeyecek şekilde yapılandırmanız gerekir. Bu senaryo, evde kullandıkları Internet servis sağlayıcısı (ISS) (ISS: Elektronik posta, sohbet odaları veya World Wide Web'in kullanımı gibi işlemler için Internet erişimi sağlayan ticari kuruluş. Bazı ISP'ler uluslararasıdır ve bir çok noktadan erişim sağlar; bazıları ise belirli bÖlgelerle kısıtlıdır.) e-posta hesabına işyerinden de bakmak ve iletileri karşıdan yükleyip kalıcı olarak ev bilgisayarlarında depolamak isteyenler arasında çok yaygındır.

İletileri e-posta sunucunuzda bıraktığınızda, iletilerinizi silmek için birkaç seçenek arasından seçim yapabilirsiniz. Seçiminizi yaparken, ne kadar süreyle iletilerinizin başka bilgisayarlardan da erişilebilir olmasını istediğiniz ve e-posta sunucunuzun yÖneticisi tarafından belirlenen depolama sınırları gibi birkaç etkeni dikkate almanız gerekir. Depolama sınırınızı aşarsanız yeni iletileri alamayabilirsiniz veya ek ücret Ödemeniz gerekebilir. Normalde, en iyi yÖntem tek bir bilgisayarda, e-posta iletilerini e-posta sunucusunda bırakmayan varsayılan ayarın kullanılmasıdır. E-posta iletilerinizi almak için bu bilgisayarı kullandığınızda, bunlar bilgisayarınıza yüklendikten sonra e-posta sunucusundan silinir. Bunu yapmamayı seçerseniz, Outlook e-posta iletilerinin sunucuda kalacağı süreyi seçmenizi sağlar.

• Araçlar menüsünde E-posta Hesapları'nı tıklatın.
• Varolan e-posta hesaplarını gÖrüntüle veya değiştir'i seçin ve ileri'yi tıklatın.
• ISS hesabınızı seçin ve Değiştir'i tıklatın.
• Diğer Ayarlar'ı tıklatın.
• Gelişmiş sekmesini tıklatın ve Teslim altında iletinin bir kopyasını sunucuda bırak onay kutusunu seçin.

• Aşağıdaki seçeneklerden birini belirtin:
  • Sunucudan x gün sonra kaldır     E-posta iletileri bilgisayarınıza karşıdan yüklenir ancak belirttiğiniz sayıda gün boyunca e-posta sunucusunda da kalır. Bu, işyerinden de iletilerini okumak isteyen, Öte yandan bunları kalıcı olarak depolamak üzere ev bilgisayarlarına yükleyen kullanıcılar arasında en yaygın ayardır. Gereksinimlerinizi karşılayacak en düşük gün sayısını seçmenizi Öneririz. iletileri ne kadar uzun süre e-posta sunucunuzda bırakırsanız, posta kutusu boyutuyla ilgili kotanızı aşma riskiniz de o kadar yüksek olur.
  • 'Silinmiş Öğeler'den silindiğinde sunucudan kaldır     E-posta iletileri bilgisayarınıza karşıdan yüklenir, ancak siz e-posta iletisini Outlook'ta silinceye veya SilinmiZ Öğeler klasÖrünü boşaltıncaya kadar, belirsiz bir süre için e-posta sunucusunda da kalır. iletinin yalnızca silinmesi, e-posta sunucusundan kaldırılması için yeterli değildir.

iki onay kutusundan birini seçmezseniz, iletiler belirsiz bir süre sunucuda bırakılır. Outlook'un iletileri e-posta sunucusundan kaldıracak şekilde yapılandırıldığı başka bir bilgisayardan e-posta sunucusuna bağlanmazsanız, sonunda posta kutusu kotanızı aşarsınız.

• Tamam'ı, sonra da Son'u tıklatın.

IMAP e-posta hesapları

IMAP (IMAP (Internet İleti Erişim Protokolü): POP3 gibi yalnızca tek bir Gelen Kutusu klasörü sağlayan Internet e-posta protokollerinden farklı olarak, IMAP, iletileri kaydetmek ve düzenlemek için birden fazla bilgisayardan erişilebilen birden fazla sunucu klasörü oluşturmaya izin verir.) e-posta hesabına eriştiğinizde, iletileriniz yerel olarak kopyalanır. Ancak, siz iletileri silinmek üzere işaretleyinceye ve Silinmiş Öğeleri Temizle komutunu kullanıncaya kadar bunlar e-posta sunucusunda kalır.

HTTP e-posta hesapları

MSN Hotmail gibi bir HTTP (HTTP (Köprü Metni Aktarım Protokolü): Internet'ten Web sayfalarına erişirken kullanılan protokol. Outlook, e-posta protokolü olarak HTTP kullanır) e-posta hesabına eriştiğinizde, iletileriniz siz silene kadar e-posta sunucusunda saklanır.

Exchange Server e-posta hesapları

Exchange Server e-posta hesabına eriştiğinizde, iletileriniz siz silene kadar e-posta sunucusunda saklanır.