Siparişleri etkin bir şekilde sonuçlandırabilmek için sipariş sürecinin tüm aşamalarına hakim olmanız ve aşağıdaki soruların cevaplarını verebiliyor olmanız gerekmektedir:

Ürünleri stoğunuzdan mı yoksa tedarikçiden alıp mı satmayı planlıyorsunuz? En azından sürümü yüksek ürünleri stoklamayı değerlendirmelisiniz.

Stokta kalmayan ürünler hakkında müşterilerinizi uyarıyor musunuz, yoksa sevkiyat için ekstra süre mi öneriyorsunuz?

Ürün stoklarınıza geri girdiğinde haber verecek bir mekanizma kurdunuz mu?

Müşterilerinize siparişleri ile ilgili olarak ne zaman ve hangi koşullarda iptal ve iade yapabileceklerini izah ediyor musunuz? Alternatif öneriyor musunuz?

Eğer stok miktarınız minimum seviyesine gerilemişse sipariş kabul ediyor musunuz? Bu politikanız belirli ürünlere mi yoksa tüm ürünlerinize mi yönelik?

Kısmi iadelerde ne yapıyorsunuz?

Siparişlerin gönderiminde bir takım iyileştirmeler sağlarsanız çok daha az maliyetle müşteri memnuniyeti sağlayabilirsiniz. Bu konuda işinize yarayacak bazı uygulamaları aşağıda bulabilirsiniz:

• Müşterilerinizin sizi hangi konularda aradıklarını mutlaka not alın. Arama sebeplerini kategorize ederek inceleyin.
• Eğer “Ürün elime ulaşmadı” gibi bir sebeple aranmışsanız, bunun nedenini sorgulamalısınız. Bu sayede problemin sebeplerini bulabilirsiniz. Depo hatası mı? Kargo hatası mı?gibi. Eğer problemin sebeplerini ortadan kaldırırsanız problemi de ortanda kaldırmış olursunuz. 80 – 20 kularanı unutmayın.
• Yaşadığınız problemleri yaşamanın ve ortadan kaldırmanın maliyetlerini çıkarmaya ve karşılaştırmaya çalışın.
• Size veya müşterinize bir fayda sağlamayan tüm süreçleri ve uygulamaları ortadan kaldırın.
• “Hızlı gönderim” gibi bir uygulamaya giderseniz aynı şekilde tedarikçinin de buna uymasını sağlamalısınız. Çalıştığınız tedarikçilerin hepsiyle böyle bir ilişkiye girmenin maliyeti de yüksek olacaktır. Bu tip bir uygulamada, yavaş gönderim müşteri memnuniyetsizliği yaratır.
• “İadeyi zorlaştırmak” çözüm değildir. Aksine müşterilerin doğru ve istedikleri şeyi almalarını sağlamak önemlidir. Siz, iade işlemlerinin kendi şirketinize etkilerini minimize edecek her şeyi yapmalısınız. Örneğin 200 tedarikçiniz varsa hepsi ile iade prosedürünü çalıştırmak ciddi bir operasyon olacaktır.
• ‘Basitlik’ kazandırır. Süreçleriniz ve politikalarınız ne kadar basitse hem size hem de müşterinize kazandıracaktır. Örneğin “iade etmek istediğiniz sipariş numarasını bu alana girin ve iadeniz gerçekleşsin” gibi.
• Müşteri ürünü iade etmek istediğinde onu fikrinden vazgeçirebilecek avantajlı alternatif planlar hazırlayın. İndirim vermek yada X promosyonundan faydalandırmak gibi. Bu planları hazırlarken ilgili iadenin size yaratacağı zararı çabuk hesaplayabilmeniz ve ona göre uygun bir öneride bulunabilmeniz önemlidir.
• Ürünün kargoda uğrayabileceği hasar konusundada hem kargo hem de tedarikçi tarafında ilgili teminatları sağlamalısınız.

Sonuç olarak, siparişi aldıktan sonra yaşayabileceğiniz problemlerin nedenleri üzerine yoğunlaşarak, hem maliyetlerinizi azaltabilir hem de müşteri memnuniyetini sağlayabilirsiniz.